О. Азарова
Маленькие хитрости большого бизнеса
Настольная книга-справочник преуспевающего менеджера

Моим замечательным сыновьям, Игорю и Олегу, с любовью и надеждой

Предисловие

Обучение в любой бизнес-школе включает изучение стратегического менеджмента, маркетинга, финансового менеджмента. Кроме того, там учат основам человеческого общения, умению правильно представить себя и свое мнение, умению управлять своей жизнью, карьерой, временем.

Обучение в бизнес-школах уже только в силу своей чрезвычайно высокой стоимости является элитным. Поэтому, к великому сожалению, очень много толковых и перспективных молодых людей остается за бортом большого образования, и, как результат, большого бизнеса.

По моему глубокому убеждению, в современных условиях преподавать основы управления, в том числе и стратегического менеджмента, маркетинга и основ социальной культуры, т.е. того, что делает человека успешным, необходимо начинать уже в последних классах общеобразовательных школ. Действительно, одного вполне достойного желания преуспеть в жизни мало, нужно еще знать, как этого успеха добиться. Совершенно неважно, что не все ученики станут впоследствии менеджерами, однако с таким образованием они смогут правильно разобраться в перипетиях современной им жизни и добьются успехов в избранной профессии. Наша преуспевающая молодежь построит для себя процветающую страну, которой сумеет эффективно управлять.

Вот почему выпуск издательством ФЕНИКС первой в России и, не побоюсь этого слова, революционной серии «Опыт лучших бизнес-школ мира» является чрезвычайно актуальным для России начала 21 века. Все книги этой серии, открывают секреты ведущих бизнес-школ мира, делают их элитное образование доступным для широкого круга читателей.

О.Азарова.

Театр одного актёра, или Искусство презентации

1. Введение

«Сказать – не значит быть услышанным,

услышать – не значит понять,

понять – не значит согласиться,

согласиться – не значит начать выполнять».

Конрад Лоренц

В самом общем значении любая презентация – это попытка продажи какой-то собственности, будь то интеллектуальная собственность (открытие, идея, план работы, отчет о работе и др.) или вполне материальная (новые товары и услуги). Поэтому для успешной презентации справедливы все правила маркетинга – от стратегического маркетинга, в котором определяются цели, до законов отношений между покупателем и продавцом. В любом бизнесе, да и вообще в различных аспектах жизни, искусство презентации играет исключительно важную роль, поскольку от успеха презентации зависит дальнейшая судьба проекта, переговоров, продукта, сервиса, а также самого автора презентации. Интервью с потенциальным работодателем – это тоже презентация, при успехе которой Вы получаете желаемое место работы.

По назначению презентации бывают двух видов: информативная презентация, т.е. доклад, сообщение, которые призваны только донести до слушателей определенный объем определенной информации, и презентация, цель которой – сформировать у определенной аудитории нужное автору мнение по представляемому вопросу.

Если доклад – это, в известной степени, нейтральное повествование, то презентация – это активная позиция автора по рассматриваемому вопросу, которую должна разделить аудитория. Сделать хорошую презентацию, т.е. успешно представить прежде всего, себя, а также свои идеи и достижения, могут немногие. Причин тут может быть несколько. Это и, так называемая, «эстрадобоязнь», когда действительно высококлассный специалист, выполнивший отличную работу, не находит в себе сил побороть страх перед выступлением перед большой квалифицированной и очень часто агрессивно настроенной аудиторией. Это и недостаточная подготовка, и нехватка времени, и когда результаты работы представляются настолько очевидными, что, кажется, не требуют особой презентации. Но, пожалуй, самая основная причина – самая простая. Это незнание азов подготовки успешной презентации. Научиться можно всему, если есть желание. В искусстве презентации нет ничего такого, что сделало бы его искусством для избранных. Есть ряд правил, небольших профессиональных секретов, научиться которым не составит особого труда. Не боги горшки обжигают! Где хотенье, там и уменье! There is a will, there is a way.

В данной главе мы рассмотрим основные аспекты подготовки и научимся делать по-настоящему эффективные и эффектные презентации.

2. «Разбор полета». Причины провала презентаций

«Неудача – мать гения».

Наполеон

Вспомните, сколько раз Вам приходилось делать презентацию? Как Вы сами оцениваете свой успех? Что говорили Ваши коллеги и друзья? Как приняли Вашу презентацию Ваши оппоненты? Почему Ваша презентация прошла успешно? Почему Вы провалили презентацию? Конечно, подобный «разбор полета» – занятие не из приятных, если по каким-то причинам презентация прошла неудачно. Однако если не понять сразу, что же привело Вас к такому печальному результату, то Вы почти гарантированно с таким же блеском провалите и все последующие выступления. Внимательно изучите Таблицу 1. Выясните причину провала в Вашем конкретном случае. Задумайтесь, почему это произошло?

ТАБЛИЦА 1. Причины провала презентации

Как Вы видите из «разбора полёта», никаких особых сложностей здесь нет. Важно, чтобы негативный опыт прошлых презентаций не испугал Вас, а стал основой для успешных выступлений в будущем. Повторяем за Наполеоном: «Неудача – мать гения».

3. Подготовка презентации

Золотое правило:

Если Вы провалили подготовку, Вы подготовились к провалу.

С чего начинается презентация? Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. Выбор темы в нашем случае бизнеса обычно определяется руководством компании, т.е. Вам будет поручено сделать презентацию на заданную тему и для определенной аудитории. При этом Вы должны всегда помнить, что делаете презентацию с вполне определенной целью. Подготовка презентации состоит из 3 частей: подготовка самой презентации, подготовка докладчика и организационная подготовка.

Рис. 1. План подготовки презентации

Подготовка собственно презентации тоже состоит из 3-х частей – сбора информации, фильтрации, т.е. выделения ключевых положений, и представления последних в сжатом виде. Где собрать информацию по предмету презентации? Это зависит от предмета, разумеется. Например, если Вы делаете презентацию о своей компании и ее продукции, то и собирать фактические материалы нужно там же – в отделах маркетинга, плановом, производственном и т.д. Если Вы собираетесь представить или сравнить данные о других компаниях и продуктах, то Вам следует обратиться в эти компании за годовыми отчетами, в Интернет, библиотеку. В Интернете можно найти ряд очень полезных аналитических отчетов, подготовленных ведущими консалтинговыми компаниями. В особо ответственных случаях вполне определенную информацию можно заказать в тех же консалтинговых компаниях. После того как Вы нашли достаточное количество информации, Вам надо ее отфильтровать, т.е. выбрать самые важные материалы, в соответствии с листом приоритетов, который Вы сами установите. Не спешите выбросить те материалы, которые, как Вам кажется сейчас, не представляют ценности. Возможно, они пригодятся в ходе ответов на вопросы. Информация – самый ценный товар, который всегда пригодится.

Рис. 2. Сбор, фильтрация, сжатие информации

Подготовка докладчика включает в себя как чисто профессиональную, так и морально-психологическую подготовку. Причем оба вида подготовки взаимосвязаны: чем добросовестнее докладчик готовится к презентации, тем большим экспертом он становится, тем меньше волнений он должен испытывать.

3.1 Определение цели презентации

Цель – это то, чего Вы хотите добиться в данном конкретном случае, сделав презентацию. В общем и целом Ваша цель – убедить аудиторию в Вашей правоте и вызвать желаемое действие. В частности – в том, что Ваш продукт самый лучший на рынке и его стоит купить. Ваше предложение – самое выгодное для партнеров, и его стоит принять. А сам автор презентации – самый лучший сотрудник компании, поскольку именно ему доверено выступить с таким ответственным предложением, и ему можно доверять. Поскольку Вы сами определили цель, Вы просто обязаны свято в нее верить. Здесь нет места сомнениям, разногласиям, распрям внутри команды. Все вопросы, связанные с определением цели, должны быть решены заранее и коллективно, если Вы делаете презентацию от лица компании, отдела. Только тогда Вы сможете подготовить гармоничную презентацию. Если же Вы сами не верите в то, что делаете, у Вас нет никакого шанса убедить в этом свою аудиторию.

Золотое правило:

«Если я верю во что-то, то обязательно продам это. И продам хорошо»

Эсти Лаудер

Возможные цели:

продвижение продукта на рынок, выбор поставщиков материалов и комплектующих, выбор компании для совместной работы, обоснование необходимости слияния компаний, обоснование ценовой политики, предложения по реорганизации компании и другие основные и сопутствующие вопросы бизнеса.

Пример 1. Продвижение продукта на рынок

Определить цель – это значит решить, в какой сегмент рынка Вы хотите ввести свой продукт, свободный или уже занятый другим аналогичным продуктом, определить географическое положение для калькуляции расходов по доставке, созданию дилерской сети и рекламы, вопросы ценовой политики и т.п. Строго говоря, эти вопросы уже рассматривались в отделе маркетинга перед тем, как был решен вопрос о выпуске продукта на рынок. Поэтому Ваша задача – аккуратно собрать все аргументы «за» и «против», которые лягут в основу Вашей презентации. Сравните Ваш продукт с аналогичным продуктом, если таковой имеется. Определите, какие преимущества для потребителя предлагает Ваш продукт, руководствуясь правилом 4Ps и 4Cs, по сравнению с уже существующим продуктом.

Пример 2. Определение ценовой политики

Цель – определение цены, по которой продукт выгодно продавать.

Если Вы сами производите продукт, начните с определения себестоимости продукта. Не забудьте сделать допущения на рост стоимости материалов и энергоносителей. Особо также следует учесть налоги, которые имеют обыкновение только расти.

Сравните предлагаемые цены различных поставщиков, стоимость производства на различных заводах, затраты на доставку и рекламу, стоимость гарантийного обслуживания, т.е. все, за что придется вначале заплатить, чтобы в результате получить готовый продукт.

Оптимизируйте полученные результаты по производственным мощностям и всем основным параметрам, перечисленным выше. Сравните предлагаемую Вами цену продукта с ценой уже представленного на рынке аналогичного продукта, если таковой имеется. Определите, будет ли Ваш товар конкурентоспособным на рынке? При каких условиях?

Пример 3. Обоснование необходимости слияния компаний

Цель – однозначно указать на необходимость слияния компаний. Обычно в процессе слияния компаний участвуют однопрофильные или близкопрофильные предприятия. Внимательно изучите годовые отчеты каждой компании за последние несколько лет. Дополнительную информацию можно также получить в Интернете, в консалтинговых компаниях. Вы можете построить следующие линии убеждения: уменьшение долей рынка обеих компаний, финансовые затруднения одной из компаний, развитая сеть филиалов, возможность выбора наиболее дешевых поставщиков. Развивая последовательно каждую из линий, Вы почти автоматически получите набор аргументов для заключительного слайда.

Начните с положения компаний на рынке: определите, какую часть рынка занимает каждая компания. Если обе компании за указанный период потеряли часть своего места на рынке, то разговор идет о слиянии. Если часть рынка потеряла только одна из компаний, то это означает поглощение более сильной компанией более слабой.

Совсем не обязательно, что предложение о слиянии поступит от более благополучного партнера. Бывает, что менеджмент предприятия, оказавшегося в затруднительной ситуации, не находит иного решения, как предложить партнерство более сильной компании, не дожидаясь краха или аналогичного предложения. Если слияние первой предлагает более слабая компания, то Вы можете выторговать ряд условий в свою пользу. В этом случае Вы всегда сможете отозвать свое предложение и сделать аналогичное более сговорчивому партнеру. Если же Ваша компания предлагает слияние более слабому партнеру, то, естественно, в этом случае сила на Вашей стороне. В любом случае справедливо следующее:

Золотое правило:

Прав тот, кто первым пожаловался.

После того как Вы сделали анализ динамики долей рынка, представьте, какие преимущества сулит предлагаемый альянс:

√ снижение стоимости продуктов за счет увеличения производства большего количества,

√ оптимизация доставки,

√ сокращение накладных расходов,

√ сокращение управленческого персонала,

√ сокращение расходов на рекламу и пр.

Сокращение всех перечисленных расходов приведет в результате к уменьшению цены продукта, т.е. к повышению его конкурентоспособности, от которой выиграют все участники альянса.

Для полного анализа ситуации пользуйтесь известным инструментом стратегического планирования SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, т.е. перечислите в отдельных колонках сильные (Strengths) и слабые (Weaknesses) стороны предлагаемого альянса, открывающиеся возможности (Opportunities), и предполагаемые угрозы (Threats), которые он в себе несет. Воспользуйтесь помощью Таблицы 2.

ТАБЛИЦА 2. Анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз

3.2 Анализ аудитории

Поскольку мы уже решили строить презентацию по законам маркетинга, то начать подготовку стоит с определения Ваших потенциальных «покупателей», т.е. аудитории. Вы можете выступать перед: советом директоров, менеджментом высшего и среднего звена, своими сослуживцами, партнерами по бизнесу, партнерами по переговорам, потенциальными покупателями и потребителями продуктов и услуг Вашей компании и т.д.

Золотое правило:

Чтобы быть правильно понятым, с каждой аудиторией надо говорить на ее языке!

Для правильного анализа аудитории Вам необходимо ответить на следующий вопрос: кто Ваши слушатели? При этом Вы должны постараться выяснить и учесть следующие данные о Ваших слушателях: профессия, образование, занимаемая должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. Все эти факторы помогут Вам «вычислить» Вашу аудиторию и подготовить презентацию специально для этих слушателей. Внесите в Таблицу 3 все данные, которые Вам удастся найти, и составьте профиль Вашего потенциального слушателя.

ТАБЛИЦА 3. Анализ аудитории

После того как Вы точно узнаете, кто будут Ваши слушатели, Вам нетрудно будет определить основную сферу их интересов. Например, высший менеджмент заинтересует, главным образом, аргументация и выводы. Вашим партнерам по переговорам и коллегам будут интересны не только выводы, но и технические подробности предлагаемого сотрудничества и выгоды и преимущества, которые оно сулит. Потенциальным покупателям будет интересно все – от цены предлагаемого товара или услуги до возможностей доставки (стоимость, регулярность, время и пр.) до сервиса (гарантия, возможность обмена, послегарантийное обслуживание и т.д.). В любом случае Вы должны сформулировать цель презентации так, чтобы она отражала интересы аудитории. При этом особое внимание следует обратить на культуру речи. Вспомните слова бессмертного А.С. Пушкина: «И по речи те спознали, что царевну принимали». Братья поняли, что их гостья – царевна не по царскому платью, а по речи, которую невозможно подделать, но которой можно и должно выучиться.

Ваши слушатели – Совет директоров, высший менеджмент компании.

Совет директоров, представители высшего руководства вправе считать себя почти что небожителями уже в силу своей заоблачно высокой зарплаты. Такая аудитория, по определению, отлично профессионально подготовлена, в известной мере агрессивна, консервативна, почти всегда уважает мнение только равных себе. Как произвести впечатление равного с «небожителями»?

Ваша презентация должна быть выполнена в классическом стиле, манеры поведения – безукоризненными. Язык должен быть строгим, не допускайте жаргона, неологизмов, шуток, анекдотов. Даже если Вам доподлинно известно, что некоторые из Ваших слушателей грешат ненормативной лексикой, ни в коем случае не допускайте вольных и двусмысленных выражений!

Одежда – такая же, как у Ваших слушателей, т.е. формальная. Темный костюм, светлая рубашка, обязательно галстук для мужчин. Для женщин рекомендован строгий костюм, из украшений допустимо жемчужное ожерелье в одну нитку. Любые заседания такого уровня обычно проводятся в небольших помещениях, поэтому будьте осторожны с использованием ароматов, чтобы Вас не заподозрили в газовой атаке!

В небольших залах, скорее всего, микрофон Вам не понадобится. Следите за голосом, интонациями.

Вы заранее должны узнать, кто из совета директоров и высшего менеджмента будет присутствовать, и кто есть кто? Обратитесь за информацией к Вашему начальнику, успех Вашей презентации – это и его успех. Это поможет Вам выяснить, кто и как расположен к предмету презентации, Вашему подразделению, Вашему боссу, Вам лично. Знание профессиональных и человеческих пристрастий Ваших слушателей поможет Вам оптимально подготовить презентацию именно для этой целевой аудитории и вычислить с большой долей вероятности вопросы, которые Вам будут заданы.

Обычно такая публика не утруждает себя ожиданием ответа на вопрос, заданный по ходу презентации. И очень часто, согласно табели о рангах, Вам будет невозможно предложить задать вопросы после презентации. Поэтому Вы должны спрогнозировать, в каком месте презентации и кто задаст Вам вопрос. Часто это вопросы напрямую касаются профессиональной деятельности и личной заинтересованности спрашивающего. (Что получит наше подразделение в результате Вашего предложения? Какие дополнительные расходы мы понесем, чем должны поступиться? И т.п.). Вопросы, задаваемые в процессе презентации, могут привести к нехватке времени. В этом случае Вы должны быть заранее готовы пожертвовать чем-то из основной части презентации. Оставьте эту информацию для ответов на вопросы, если понадобится.

Если Вы точно знаете, что среди слушателей у Вас есть союзник, держите с ним постоянный зрительный контакт, который поможет Вам контролировать ситуацию.

В общем и целом Ваш стиль поведения можно назвать сдержанно-достойным.

Золотое правило:

Ваша презентация – это отличный шанс для карьерного роста, Ваш «звездный час». И встретить его надо достойно.

Ваши слушатели – менеджмент высшего и среднего звена.

Отлично подготовленная и агрессивная аудитория. Задаваемые вопросы могут быть как по существу презентации, так и просто, чтобы «себя показать», отличиться перед коллегами, руководством. Как выиграть в такой ситуации? Очень просто – встать на ступеньку выше представителей менеджмента высшего и среднего звена и взять лидерство в свои руки. Каким образом можно встать на ступеньку выше менеджеров высшего звена? Чтобы ответить на этот вопрос, надо понять, кого уважают менеджеры высшего и среднего звена? Конечно, «небожителей», т.е. представителей Совета директоров, свое непосредственное руководство. Таким образом, у Вас оказывается редкая возможность попробовать себя в роли «небожителя»! И кто знает, может быть, удачно сделанная презентация станет Вашим первым шагом на пути к олимпу Вашей карьеры.

Форма одежды – см. выше. Ваше поведение должно быть поведением очень сильного лидера, который полностью управляет аудиторией, к которой обращается.

Для этого, прежде всего, установите строгий регламент. Например, с самого начала уместно будет сообщить, что по просьбе аудитории и в целях экономии времени Вы будете рады ответить на все вопросы, но строго после презентации. Конечно же, никто ни о чем Вас не спрашивал. Но Вы же не хотите, чтобы Вас прерывали в процессе доклада? Затем с улыбкой спросите, не забыл ли никто выключить мобильный телефон? Можете на виду у всех проверить и выключить свой телефон. Стратегия такого поведения проста: вначале надо заставить себя слушаться, затем заставить себя слушать.

Стиль и форма презентации в данном случае могут быть свободными. Используйте все свои творческие способности, чтобы создать запоминающуюся презентацию. Обычно выступления для такого состава участников проходят в конференц-залах, т.е. Вам может понадобиться микрофон. Лучше, если Вы об этом узнаете заранее и проведете небольшую репетицию.

Если Вы выступаете в стенах родной компании и Вам пришлось пользоваться данными, полученными от Ваших коллег, которые присутствуют на презентации, обязательно с благодарностью укажите источник информации. Тем самым Вы не только проявите вежливость, но и покажете, что за Вами стоит сильная команда.

При ответе на вопросы обращайтесь, если Вы знакомы, по имени-отчеству или фамилии, согласно корпоративной культуре Вашей компании, даже если вопрос задал Ваш лучший друг.

Ваши слушатели – партнеры по бизнесу.

Общение происходит обычно при нехватке времени. Если отношения с партнерами позитивные, долговременные и приобрели характер рутины, то в таком случае презентация носит скорее информативно-ознакомительный характер. Выберите стиль презентации так, чтобы у слушателей остались в памяти ключевые моменты Вашего выступления. Если отношения недавние или осложнены производственными проблемами, то справедливо все сказанное выше в разделе о презентации для менеджмента высшего звена.

Ваши слушатели – партнеры по переговорам.

От того, насколько успешной будет Ваша презентация, во многом зависит успех переговоров в целом. Если Вы знаете немного о Ваших предполагаемых партнерах и нет возможности узнать больше, Вы не ошибетесь, если воспользуетесь рекомендациями для презентаций перед советом директоров и высшим менеджментом. В данном случае надо попробовать получить для себя небольшое преимущество, предложив оставить все вопросы до конца презентации. Аргумент может быть таким: «Я думаю, никто не возражает, если для удобства слушателей я отвечу на все вопросы по окончании презентации». Маловероятно, что кто-то из партнеров захочет с самого начала конфронтировать с Вами. Однако этим предложением Вы уже взяли на себя роль лидера переговоров, которой должны будете воспользоваться на благо своей компании. Если после презентации ожидается перерыв или кофе – пауза, используйте это время для тесного общения с наиболее активными представителями команды партнеров. Это поможет Вам правильно оценить успех Вашей презентации и разъяснить все то, что осталось за кадром. Не стесняйтесь подойди и познакомиться, если Вы не были знакомы раньше, представиться, завести беседу, вручить свою визитку, получить в ответ визитку Вашего партнера, если он Вам интересен. Задавайте вопросы, чтобы понять, какими мотивами руководствуется вторая сторона, в чем они видят преимущества для себя. Проанализируйте, как можно представить Ваши предложения как очевидную выгоду для Ваших партнеров. Будьте активными, управляйте беседой, спрашивайте, отвечайте на вопросы!

Ваши слушатели – потенциальные покупатели и потребители продуктов и услуг Вашей компании и т.д.

Если сказать, что в первых четырех презентациях имеет место театр одного актера, то в данном случае разговор идет о цирке в самом благородном значении этого слова. И здесь все жанры хорошы, кроме скучного. В дополнение к многоцветной мультимедийной презентации, выполненной на компьютере, можно показать предметный план – реальный продукт, фильм об услуге, образцы товара для демонстрации, т.е. все, на что у Вас хватит фантазии и технических средств в рамках хорошего вкуса. Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!

Полезно будет запастись отзывами на продукт или услугу, которые Вы в настоящий момент имеете честь представлять. Таким действием Вы покажете, что предлагаете не кота в мешке, а действительно стоящую вещь, которую уже попробовали и признали эксперты. Это важно для такого сорта покупателей, которые верят не рекламе, а отзывам конкретных людей. Чтобы приготовить такой отзыв, надо заранее задать вопросы Вашим клиентам. Что им особенно понравилось в этом продукте (качество, материал, дизайн, бесплатная доставка и пр.)? Чем этот продукт отличается от аналогичных продуктов (экологически чистый, без консервантов, годится для всей семьи, приемлемая цена, отличный сервис и т.п.)? Понятно, что, задавая вопросы своим клиентам, Вы уже готовите ответы на них, указывая в вопроснике, чем же их привлек Ваш продукт! Никогда не полагайтесь на клиента, приготовьте ему такие вопросы, которые позволят охарактеризовать Ваш продукт самым лучшим образом!

Допустимы шутки хорошего тона; вопросы, обращенные к аудитории, на которые Вы немедленно даете блестящие ответы; небольшие отступления, подводящие слушателей к принятию решения в Вашу пользу. Одеться лучше в формальном стиле.

Можно посоветовать ряд вопросов отложить до конца презентации, чтобы уже в неформальной обстановке развернуть дискуссию, показ, демонстрацию образцов, т.е., по сути дела, продолжить презентацию в неформальном общении и в дополнительное время. Запаситесь вашими визитками, раздайте их заинтересованным лицам. Уместно будет в ответ попросить визитку Вашего слушателя, если Вы видите, что такой контакт представляет для Вас интерес. Хорошим предлогом будет обещание прислать необходимую дополнительную информацию, которая поможет принять нужное Вам решение. Не стесняйтесь пригласить в свою компанию наиболее перспективных покупателей из числа слушателей. Пообещайте приглашение на корпоративное мероприятие, посвященное данному товару, услуге.

Будьте лидером всегда, а в данном случае – особенно. Возьмите у Вашей аудитории все, что она может дать. Тогда можно сказать, что Ваши усилия не прошли даром и презентация удалась на славу.

Золотое правило:

Не считайте Вашу аудиторию своим врагом.

Самое последнее дело при проведении презентации – это проявлять агрессию любого сорта. Агрессия – это естественная реакция любого человека на действительную или мнимую угрозу. Любая агрессия – это концентрированное выражение страха. В процессе подготовки презентации Вы станете одним из немногих экспертов по этому вопросу. Поэтому проявлять агрессию Вам с самого начала просто незачем. В настоящее время и в данном вопросе Вы непобедимы! Ваше оружие – отличная профессиональная подготовка, умение держаться и улыбка. Поэтому своей аудитории Вы с самого начала предлагаете не конфликт, а сотрудничество!

3.3 Выбор стратегии презентации

После того как Вы четко и однозначно определили цель, Ваш следующий и вполне логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, т.е. определение стратегии. Как я добьюсь поставленной цели?

Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.

Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:

1. Вступление.

2. Основная часть, ядро презентации.

3. Кульминация презентации. Заключение, в котором приведены выводы, призванные убедить аудиторию в правоте автора. Триумф!

4. Аплодисменты.

5. Ответы на вопросы.

6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.

Рис. 3. Распределение эмоциональной интенсивности в стандартной презентации.

Обычно на Вступление достаточно отвести 12-15% от предоставленного Вам времени, на Основную часть, содержащую фактический материал, цифры, таблицы и пр., придется до 75% времени, и на Заключение – около10%.

Рис. 4. Распределение времени в стандартной презентации

Однако, поскольку подготовка презентации – процесс творческий, то в ряде случаев можно использовать «шоковую», или «инверсную», форму презентации. В таком случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего повторяются выводы полностью.

1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.

2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.

3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение. Триумф!

4. Аплодисменты.

5. Ответы на вопросы.

6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.

Рис 5. Распределение эмоциональной интенсивности в инверсной презентации.

Здесь распределение времени должны выглядеть следующим образом: краткие выводы – 2%, Введение – 15%, Основная часть потребует 73%, развернутые выводы – до 10% отведенного Вам времени.

Рис. 6. Распределение времени в инверсной презентации

Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведенное время успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя ровно на столько, сколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведенное время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.

Обратите внимание, что в обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своем заключительном слове, с учетом целей презентации. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».

3.4 Реализация выбранной стратегии

Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана. Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии. Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере. Вербальная – это то, что Вы при этом скажете. Не стоит думать, что визуальная часть – это квинтэссенция вербальной. Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены, и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры паззл.

Каждое лыко в строку

Рис.7. Взаимное соответствие частей презентации

С чего начать?

Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в Таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры, все, что поможет Вам достичь поставленной цели, т.е. убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.

ТАБЛИЦА 4. Структурный план презентации

Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5 – 2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30 – 40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т.к. уже через 25 – 30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.

Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, сколько минут отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5 – 2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на нем информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.

Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.

Золотое правило:

Грамотно поставленный вопрос содержит в себе правильный ответ.

Основную часть, в которой содержится фактический материал, стоит начать с краткого плана изложения. Как хорошая дорожная карта, такой план поможет слушателю сразу правильно ориентироваться в Вашей презентации, а Вам – не потерять нить изложения. Скорость смены слайдов выше, чем во введении. Поэтому на показ каждого слайда можно отвести 1,5 – 2 минуты. Согласно Вашему плану, основная часть должна будет представлена в виде блоков информации. Каждый блок изложения должен заканчиваться кратким выводом, а набор выводов или предпосылок для них составит Ваше заключение.

Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется, еще раз кратко повторить, почему Вы пришли к такому выводу, опираясь на факты, приведенные в основной части.

Пример стандартной презентации на 30 минут

Введение: 3 – 4 слайда, 5 – 8 минут.

Основная часть: 9 – 12 слайдов, 18 – 20 минут.

Заключение: 1 – 2 слайда, 5 минут.

Пример «инверсной» презентации на 30 минут

Краткие выводы: 1-2 слайда, 1-2 минуты.

Введение: 3 – 4-слайда 5 – 8-минут.

Основная часть, факты: 10 – 12 слайдов, 20 минут.

Заключение: 4 – 5 слайдов, 10 минут.

Безусловно, приведенные примеры – это только руководство к действию. В каждом реальном случае выбор стратегии презентации – стандартной или инверсной – остается за Вами и зависит от целевой аудитории. Постарайтесь, однако, приблизительно следовать рекомендациям по распределению времени и эмоциональных акцентов.

Ваш следующий шаг – выбор технических средств.

Самый простой путь приготовить красивую презентацию – это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. Показать такую презентацию можно как на проекторе, так и прямо с компьютера. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать из имеющегося набора. При этом надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на Вашем компьютере, быть пригодной как для показа слайдов, так и для работы с бимером, иметь все возможности для подготовки презентации – все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т.п.).

Известно, что самая надежная техника ломается в самый неподходящий момент, т.е. в момент презентации. Поэтому, если Вы сделали свой выбор в пользу компьютера, не поленитесь на всякий случай распечатать эти же самые слайды для проектора и сделать резервную копию на СД– или USB-чипе, если Ваш компьютер вдруг решит сломаться. Проверьте уровень батарей, подзарядите их, если нужно. Не забудьте необходимые разъемы, шнуры, переходники, т.е. все те мелочи, которые могут сорвать отлично подготовленную презентацию. К техническим средствам также относится так называемый предметный план. Это особо актуально, если Вы представляете новый продукт, услугу.

Каждому – свое. Стиль презентации

Существует ряд возможных презентаций – от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит от Вашей аудитории.

Золотое правило:

Не существует универсальной презентации, которая была бы эффективна как для высшего менеджмента, так и для производственного состава, дилеров, работников сервиса, покупателей.

Как мы уже договорились выше, презентацию для высшего руководства рекомендуется делать в более сдержанной классической манере, презентацию для покупателей и потребителей услуг – в эффектной мультимедийной манере. Это два полюса, между которыми лежат необозримые просторы для фантазии. При этом следует последовательно придерживаться единообразия. Например, если Вы выбрали для усиления эффекта черно-белое представление, не следует его «разбавлять» цветными слайдами. Шрифты для заголовков должны быть одинаковыми на всех слайдах, пояснительный текст может быть написан другим шрифтом, но на всех слайдах следует придерживаться одного шрифта для одного вида информации. Последнее дело – использовать слайды из других презентаций, вставляя их в Вашу. Явное различие в стиле, нумерации и пр. отличия покажут, что Вам глубоко наплевать, какое впечатление произведет Ваше выступление. Ваша аудитория, а также Ваше руководство сделают немедленные выводы. Будьте уверены, что в случае провала важной презентации Вы будете первым кандидатом на увольнение. И, надо сказать, поделом.

Материалы для раздачи

Очень часто для принятия окончательного решения Вашим слушателям потребуется время. Чтобы такое решение соответствовало целям сделанной Вами презентации, полезно будет раздать копии слайдов презентации. Вы можете для экономии бумаги, места в портфеле сделать уменьшенные копии, когда на одном листе умещается содержание 2 слайдов. Однако это допускается делать в том, и только том случае, если от этого не пострадает качество представления. Помните, изучение этих материалов – это тоже часть Вашей презентации, которая должна привести к реализации поставленной Вами цели! Не забудьте внизу указать Ваши имя, должность, компанию, телефон, домашнюю страничку компании в Интернете и адрес электронной почты. Позаботьтесь о брошюрах, рекламных материалах, достаточном количестве своих визитных карточек. Если Вы собираетесь представить бесплатные образцы товара для высшего менеджмента и Совета директоров, будьте готовы ответить на вопросы: сколько стоит для компании раздача таких образцов, из каких фондов производится оплата, насколько эффективна такая форма агитации.

3.5. Вначале было слово. Вербальная часть презентации

Вербальная, или устная, часть презентации – это то, что Вы скажете словами для объяснения и подтверждения приведенной на слайдах информации. Устная часть состоит из собственно доклада и текста на слайдах. Устную часть презентации надо готовить особенно тщательно, ведь одним словом можно испортить все впечатление. При этом Ваша речь должна удовлетворять 12 следующим условиям.

Рис. 8. 12 условий для эффективной устной части презентации.

1. Речь должна быть обращена к целевой аудитории. Помните, к кому обращена Ваша речь! Это накладывает определенные обязательства на докладчика. Даже громкость и темп выступления, не говоря уже о стиле языка, всегда зависят от целевой аудитории. Представьте себе выступление в Палате лордов и на городском рынке. И хотя в обоих случаях Вы, безусловно, уважаете свою аудиторию, Ваша речь будет в различных случаях совершенно разной.

2. Тон речи должен быть позитивным, или Двойная выгода не использовать отрицания в презентации. Поскольку Ваша цель – продать, то и тон выступления, по определению, должен быть строго позитивным. Забудьте на время о частице «НЕ». Она крадет время и отвлекает от смысла. Например, если Вы хотите сказать, что что-то не было сделано, написано, куплено, доставлено, то Вы при этом не сообщаете, что же делать потом, т.е. даете заведомо пустое сообщение. Это пустое сообщение надо будет объяснить и дополнить, т.е. потратить то немногое время, что у Вас есть. Так не лучше ли сразу сказать, что, как, когда было сделано, доставлено, выполнено? И тон презентации при этом будет сугубо позитивным.

3. Предложения должны быть короткими. Язык презентации обязан быть лаконичным уже в силу ограниченного времени. Поэтому сделайте из большого и всеобъемлющего доклада краткую презентацию, в которой содержатся только те факты и данные, которые приведут Вашу аудиторию к принятию нужного Вам решения. Сокращения приводите вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. Пользуйтесь знаменитой формулой KISS.

Формула KISS = Keep It Short and Simple!

Т.е. буквальный перевод: «Держи это коротко и просто!».

4. Образы, ярлыки, примеры. Как сделать Вашу речь запоминающейся? В речи должны быть использованы образы, ярлыки, примеры, достойные повторения.

Найдите яркие и красочные определения, не стесняйтесь их использовать. Помните, Ваша цель – продать! Поэтому хвалить свой продукт – вполне понятное и благое дело. Найдите для предмета презентации (продукта, альянса и т.п.) 4 – 5 наиболее ярких и незабываемых определений (уникальный, единственный в своем роде, новейший, отражающий последние достижения медицины, техники, действительно первый на рынке, самый дешевый при исключительном качестве и т.п.). Используйте это слово только в паре с таким определением. Можно с уверенностью сказать, что к концу презентации Ваши слушатели будут думать об этом предмете как об уникальном, единственном в своем роде, т.е. теми же самыми словами, какие Вы использовали в презентации. Такие ярлыки стоит использовать, когда Вам надо закрепить в сознании слушателей некую нужную для Вас информацию. Человек мыслит образами, поэтому для всех ключевых позиций следует подготовить образ, который и запомнится больше всего. Например, если Вы говорите о продукте, свяжите его с таким образом, который поможет запомнить этот продукт. Нет нужды говорить, что образ должен быть обязательно положительным. Полезно будет подготовить ряд примеров, достойных повторения. Где можно почерпнуть такую информацию? Из жизни, т.е. отовсюду – из литературы, кино, последних событий культуры и спорта и т.п. Примеры тоже должны быть положительными!

5. Сравнения и аналогии помогают подчеркнуть достоинства Вашей цели. В отличие от…, в предлагаемом нами варианте сотрудничества нужно отметить следующие преимущества. По сравнению с уже существующими продуктами наше изобретение, нововведение и пр. имеет ряд решающих преимуществ: качество, цена, сервис и пр.

6. Коротко и ясно. Используемые обороты речи должны быть точными и наглядными. Поскольку Вы серьезно ограничены по времени, в Вашей речи нет места пустым фразам и ничего не значащим заявлениям. Каждая пустая фраза крадет время и место у действительно нужной информации. Что Вы выберете? Если Вы что-то говорите, это должно быть связано с информацией, представленной на слайде. Если Вы говорите «машина», то это может быть и автомобиль, и стиральный автомат, и тестомесильный агрегат. Дайте четкое определение, что Вы имеете в виду. Это похоже на снайперскую стрельбу – количество выстрелов ограничено, а каждым выстрелом надо попасть в десятку. Это предложение, кстати, пример образа и аналогии.

7. Числа как аргументы

Золотое правило: «Имеющий ум, сочти число».

Пифагор

Используйте числа в помощь аргументам. При перечислении важных параметров очень полезно будет указать их число. Например: 3 возможных способа доставки грузов, 5 поставщиков основных комплектующих, 4 причины выбрать это сырье и т.п. Слушатель обязательно запомнит число, после чего ему не останется ничего другого, как запомнить, к чему оно относится. Вспомните, как эффективно бывает перечислять что-то и загибать при этом пальцы. (Вы точно помните, что загнутых пальцев было 3. Два аргумента Вы вспомнили, какой же был еще?). Или завязывать «узелки на память». Такими действиями Вы просто строите ассоциативные связи, которые делают процесс запоминания чрезвычайно простым.

Если Вы проводили расчеты, которые вошли в презентацию, оставьте конечные цифры без округления. Это продемонстрирует аудитории, что Вы честно считали, поэтому этим выкладкам можно доверять.

8. Активный залог. Выше мы уже договорились, что Вы – сильный лидер, поэтому и Ваша манера изложения должна быть активной, и язык должен быть соответствующим, т.е. активный. Поэтому Вы используете активный залог, которым показываете, что Ваша позиция правильная, подтвержденная расчетами, испытаниями и пр. Все Ваши положения и утверждения должны быть сформулированы уверенно, четко и однозначно. (Мы можем точно сказать, что… должны особо подчеркнуть, что… с уверенностью можем гарантировать, что… у нас нет другого выхода, как заключить, что… и т.п.). Избегайте пользования сослагательным наклонением и безличными предложениями: я бы сказал (или не сказал?), можно заключить (а можно и не заключить!) и пр. Такие вежливо-уклончивые формы, скорее, уместны в ходе переговоров, когда выступающий хочет проверить реакцию партнера на некоторое свое предложение.

9. Глаголы вместо существительных. В данном случае более эффективно использовать глаголы, а не существительные. Почему? Существительное отражает некое статическое состояние процесса, а глагол описывает его динамику. Чтобы разобраться в процессе, надо знать его динамику. Поэтому первоначальное использование существительных подразумевает дальнейшее использование глаголов. Опять потеря времени, двойная работа. Чтобы избежать этого, делайте упор на использование глаголов. К тому же Вам надо вызвать желательное действие у Вашей аудитории. А действие – это глагол. Обратитесь к Словарю полезных глаголов, приведенному в конце раздела.

10. Действие вместо критики. Побуждение к действию работает лучше самой острой критики, поскольку указывает пути улучшения, т.е. опять экономия времени презентации. Например, можно сказать, что какое-то дело было выполнено плохо. Однако в критике нет указания на причины, вызвавшие такую проблему. Поэтому сразу берите быка за рога и говорите: «Чтобы избежать потерь рабочего времени, было сделано… Чтобы уменьшить накладные расходы, мы предлагаем…. Чтобы улучшить качество, мы осуществили следующие изменения в технологическом процессе…»

11. Вопрос «почему?». Пожалуй, самый главный вопрос в жизни. И в презентации вопрос «Почему?» может оказаться очень полезным в следующих ситуациях. Вы хотите подвести аудиторию к некоторому неожиданному или неочевидному для нее выводу. Начните с этого самого вывода, затем задайте вопрос: «А почему, как Вы думаете, это справедливо?». И сразу же перечислите 3 аргумента в пользу такого утверждения: «Это справедливо по 3 причинам. А именно…». Таким образом Вы неявно вовлекли аудиторию в решение поставленной задачи, и вы все вместе пришли к нужному утверждению, которое теперь будет трудно оспорить, как любое принятое коллективно решение. После этого самое время сделать решительный вывод: «Таким образом… при таких условиях… как мы убедились, как мы видим, что… Теперь ни у кого не вызывает сомнения, что…». При этом Вы должны всегда говорить «мы». Использование местоимения мы вместо местоимения я – огромная сила. Этим самым Вы показываете, что Ваша аудитория и Вы – одна команда, усилия которой направлены на решение поставленной задачи. Поэтому, как только Вы совместными усилиями найдете это решение, вам всем не останется ничего другого, как с ним согласиться. Вы все вместе ответили на вопрос «почему?».

12. Нет жаргону! Профессиональный жаргон уместен в рабочих ситуациях и на рабочем месте, но уж никак не в Театре одного актера. Это как будто Вы пригласили зрителей в театр, где представление дается на иностранном языке, и они этим языком не владеют. Как Вы думаете, сколько зрителей останется в зале после антракта? Избегайте пользоваться профессиональным жаргоном. В презентации ему не место.

Доклад. Для подготовки презентации напишите доклад, который сопровождает показ слайдов. Не бойтесь, если вначале доклад будет чересчур длинным, подробным и развернутым. Это нормально. Вспомните, как гениальный скульптор Микеланджело ваял свои гениальные произведения: он «просто» отсекал все ненужное.

Текст на слайдах. Напишите вначале все, что бы Вы хотели сказать, выберите самое важное, отбросьте остальное. В самом важном проведите, как и раньше, сокращения вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. После этого у Вас останется квинтэссенция Вашего сообщения. Пример: «Существует ряд причин, делающих слияние наших компаний неизбежным. Основными являются: острая конкуренция на рынке, потеря обеими компаниями своей доли на рынке, удорожание сырья, удорожание производимой продукции». После обработки смысл этого сообщения можно выразить в таком виде:

Конкуренция.

Повышение цен на сырье.

Потеря доли на рынке.

Увеличение себестоимости продукции

ШАНС НА ВЫЖИВАНИЕ – В ОБЪЕДИНЕНИИ

После того как устная часть, т.е. Ваш доклад готов, распечатайте его, согласно содержанию слайдов. Это значит, что к каждому слайду должен быть свой пояснительный текст. В каждую свободную минуту вдумчиво читайте текст вслух.

Это поможет Вам:

● запомнить содержание близко к тексту, но не наизусть

● обрести уверенность в себе, т.к. каждое прочтение Вашего же текста углубляет понимание предмета.

Возможно, Вам придут в голову какие-то новые идеи, которые Вы сможете отразить в своей презентации.

Карточки – помощники. Одновременно Вы должны приготовить на карточках размером с открытку шпаргалки, которые Вы будете держать при себе в процессе презентации и которые помогут Вам не сбиться с мысли. На карточках напишите основные мысли, аргументы, факты, т.е. все то, что Вы собираетесь сказать, показывая данный слайд. Напишите только начало предложения: этого будет достаточно, чтобы вспомнить забытое, восстановить порядок следования презентации и пр. Количество карточек равно количеству слайдов, нумерация карточек должна соответствовать нумерации слайдов и листов доклада. Как только Вы почувствуете себя достаточно уверенно в изложении текста, отложите в сторону листы доклада и воспользуйтесь приготовленными карточками. Вы должны иметь перед собой слайд и карточку в руках, т.е. проводить подготовку в обстановке, приближенной к боевой.

Золотое правило:

При выступлениях с презентацией категорически запрещается использовать как глаголы с отрицанием, так глаголы негативного смысла!

Название презентации

Золотое правило:

Как судно назовешь, так оно и поплывет.

Капитан Врунгель

Название презентации должно отвечать следующим требованиям:

● однозначно отражать цель презентации,

● быть запоминающимся,

● быть коротким, но емким.

Чтобы придумать название, напишите в одном предложении цель презентации, т.е. то, в чем Вы собираетесь убедить Вашу аудиторию. Затем начинайте сокращать на уровне слов, пока не сможете четко сформулировать свою главную мысль в 4 – 5 словах. Если Вы придумали несколько вариантов названия, – очень хорошо, оставьте их, смотрите на них свежим взглядом каждый день. Наверняка у Вас появится еще несколько звучных, емких, ярких и запоминающихся названий. Из собранной коллекции Вам надо будет выбрать наиболее подходящее. Если Вы делаете презентацию от лица Вашего подразделения, компании, посоветуйтесь с коллегами, устройте обсуждение названия. Название доклада не должно быть провоцирующую или призывать к конфликту с аудиторией! Название, введение и аргументы заключения запоминаются больше всего. Поэтому и Ваше название должно быть ярким, как газетный заголовок.

Рис. 9. Титульный лист презентации

Введение

Введение и заключение – два ключевых момента презентации. Строго говоря, в презентации, как и в любом спектакле, нет неважных моментов. Но первое впечатление – самое важное, оно формирует у слушателей доверие к докладчику и, как следствие, к вопросу, который он или она представляет. Введение делается по следующему плану:

√ Представьтесь, сообщите Ваше имя, компанию, должность.

√ Предложите регламент.

√ Назовите тему презентации. Титульный лист.

√ Сообщите цель презентации. Не забудьте особо подчеркнуть выгоды и преимущества, предлагаемые слушателям.

Рис.10. Слайд «Введение»

Из второго слайда, представляющего цель, должно быть понятно, какие вопросы вынесены на обсуждение (понять, исследовать, рассмотреть и т.п.), а какие остались за его рамками. Это поможет в дискуссии избежать не относящихся к делу вопросов. Третий слайд стоит посвятить истории вопроса. Это особенно важно для людей, впервые присутствующих на таком докладе и не знающих предыстории. Приготовьте стандартные фразы приветствия, официально представляющие Вас, Вашу компанию. Такие заготовки пригодятся и в Вашей дальнейшей деятельности.

Основная часть

Основная часть презентации начинается с показа плана. Каждый пункт такого плана – отдельный блок информации. Расположите смысловые модули так, чтобы они следовали друг за другом по нарастающей, чтобы к заключению выйти на кульминацию Вашей презентации. Основная часть содержит в себе фактические материалы, поэтому вызовет наибольшее количество вопросов, большую часть из которых Вы обязаны предвидеть.

Рис. 11. Слайд «Основная часть».

Золотое правило:

Тонкая лесть – эффективное коммерческое средство.

Обязательно тепло поблагодарите за предоставленный фактический материал, укажите источники, из которых Вы его получили.

Заключение

Апофеоз, самая важная часть. Заключение, как правило, самая короткая и самая эмоционально насыщенная часть презентации. В заключении Вам предстоит представить все аргументы, выводы, подводящие Вашу аудиторию к принятию нужного для Вас решения, т.е. к выполнению поставленной цели. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

√ повторить главную цель презентации, заявленную во введении,

√ сделать краткое резюме основной части (мы рассмотрели основные составляющие, концепцию вопроса, проблемы… Это рассмотрение однозначно показало, что… и т.п.),

√ сформулировать, исходя из результатов основной части, такие аргументы, которым будет невозможно противостоять. Порядок следования аргументов может быть таким же, как и в основной части, или согласно формуле «3, 1, 2, 4». Здесь наиболее важный и сильный аргумент – 4, самый слабый – 1. Для трех аргументов формула выглядит таким образом: «2, 1 ,3». Проверьте на Вашем конкретном материале, какой порядок следования аргументов будет в данном случае наиболее эффективным. Здесь, как и везде в маркетинге, должен применяться индивидуальный подход. В любом случае скажите: «Таким образом, мы имеем как минимум 3 (4) неоспоримых аргумента в пользу …. решения о…»,

√ По окончании заключения поблагодарите с улыбкой аудиторию за внимание и переходите к ответам на вопросы. Спросите: «Какие будут вопросы?». Этим самым Вы приглашаете аудиторию спросить о чем-то конкретном, относящемся к предмету презентации. Поэтому говорить: «Будут ли вопросы?» не стоит, это неверно по существу. Конечно же, вопросы будут, так к чему об этом спрашивать?

Рис. 12. Слайд «Заключение»

Золотое правило:

Важно не то, что ты сказал, а то, что услышали.

Важно не то, что услышали, а то, что поняли.

Важно не то, что поняли, а как начали выполнять.

Процесс принятия аудиторией аргументов Вашего заключения состоит из трех шагов: услышать, понять, выполнять. Выполнять – значит принять решение, к которому Вы призываете. Поэтому не стесняйтесь в заключении не один раз повторить выводы и аргументы. Во-первых, не все смогут с первого раза все услышать и понять. Дайте аутсайдерам аудитории такой шанс, повторите выводы, это в Ваших же интересах. Во-вторых, между процессами слышать и понимать проходит определенное время, у разных людей по-разному. Заполните этот коротенький интервал времени повторением выводов, включив моторную память аудитории. Известно же, что повторенье – мать ученья. В-третьих, повторяя выводы в разном темпе и с разными смысловыми ударениями, Вы тем самым подчеркиваете их различные аспекты. В результате Вы получите набор равноценных по восприятию и очень сильных аргументов. Вспомните о вопросе «почему?». Кратко и очень уверенно повторите, на основе чего Вы пришли к такому заключению.

Кик-боксинг, или ответы на вопросы

Выше Вы согласились, что на вопросы лучше ответить в конце презентации. Понятно, что в процессе подготовки презентации Вы стали экспертом в данном вопросе. Действительно, никто, кроме Вас, не потратил столько времени и усилий, чтобы досконально разобраться во всех деталях. Вы серьезно изучили свою аудиторию. Поэтому Вам не составит труда приблизительно спрогнозировать вопросы, которые Вам могут задать и почти наверняка зададут. Для этой цели приготовьте свое «секретное оружие» – ответы на предполагаемые вопросы. Их можно представить на отдельных скрытых слайдах, выполненных в стиле презентации. Вы также можете спровоцировать аудиторию на вопрос, ответ на который у Вас приготовлен в скрытом слайде. Отвечать на вопрос нужно тоже по плану.

План ответа на вопрос

1. Обязательно поблагодарите задавшего вопрос, каким бы глупым или каверзным он Вам ни казался, в следующих выражениях: «Спасибо. Отличный вопрос!», «Спасибо. Очень интересный вопрос!».

2. Если человек задавал вопрос только для того, чтобы обратить на себя внимание, он будет удовлетворен публичной похвалой, мало вникая в суть ответа.

3. Если Вам удалось спрогнозировать вопрос, и у Вас уже на отдельном слайде есть ответ, просто покажите этот слайд и объясните, в чем тут дело.

4. Если вопрос относится к конкретным данным, о которых Вы уже упоминали в своей презентации, найдите соответствующий слайд и покажите его.

5. Если Вы не готовы сразу точно ответить, переформулируйте вопрос и спросите, правильно ли Вы его поняли? Самое главное – это правильно понять вопрос! Дайте короткое объяснение и пригласите спрашивающего вернуться к этому вопросу по окончании общей дискуссии. За это время Вы почти наверняка сумеете вычислить правильный ответ.

6. После того как Вы ответили, уместно будет спросить, удовлетворен ли спрашивающий Вашим ответом? Если да, переходите к следующему вопросу. Если нет, пригласите спрашивающего вернуться к вопросу после общей дискуссии в интересах остальной аудитории: «Хорошо. Чтобы не задерживать наших коллег, я объясню Вам, в чем тут дело после общей дискуссии». Сказав «Хорошо», Вы дали оценку своему ответу. Это не Вы плохо ответили, это спрашивающий не может понять.

7. Если Вы к концу презентации чувствуете, что никак не можете найти правильного ответа, начинайте задавать вопросы, чтобы понять, что же спрашивающий имеет в виду. Вы можете также показать ему слайды той части презентации, которая прямо связана с вопросом. Если вопрос разумный, то совместными усилиями Вы обязательно найдете правильный ответ.

8. Не уклоняйтесь от ответов на вопросы. Ведь любой вопрос показывает, что Ваши слушатели услышали, запомнили и поняли из Вашей презентации.

Золотое правило:

Если Вы хотите что-то понять, не стесняйтесь задавать вопросы.

Вы ответили на последний вопрос. Время подвести итоги. Как бы Вы ни выступили, бороться надо до конца. Поэтому Ваше заключительное слово должно быть выдержано строго в положительном ключе. Если Вы довольны своим выступлением, то повторите еще раз цель, кратко суммируйте результаты ответов на вопросы, которые еще больше подтвердили справедливость Ваших утверждений. Поблагодарите аудиторию за внимание, завершите презентацию. Если в самой презентации или в ходе ответов на вопросы имели место моменты, которые не позволяют сказать, что Вы отлично выполнили поставленную задачу, постарайтесь свести их значение к минимуму парой заранее подготовленных фраз: «Несмотря на небольшие, некоторые разногласия в, при…., все равно, тем не менее можно заключить, что… Хотя в отдельных вопросах существует разногласие, мы хотим подчеркнуть, что это всего лишь небольшой частный случай, вопрос… , который ни в коей мере не меняет сути дела. «. Если в мероприятии участвует ведущий, он должен сказать несколько заключительных фраз – поблагодарить Вас как докладчика, аудиторию – за ее интерес. Презентация закончена.

3.6. Лучше один раз увидеть. Визуальная часть презентации

Итак, Вы все подготовили: определили стиль презентации, ориентируясь на конкретную аудиторию; распределили время на 3 неравные части – введение, основную часть и заключение; приблизительно подсчитали количество слайдов; подготовили информацию, которую необходимо отобразить графически и текстом.

Правила подготовки слайдов

1. На первом слайде следует написать название презентации, фамилию автора, название компании, если презентация делается от ее лица.

2. На каждом слайде формата А4 полагается отобразить не более 2 картинок с подписями под или над ними или 6 – 7 строк текста.

3. Особое внимание следует обратить на шрифт. Крупный размер шрифта – приманка для аудитории. Мелким шрифтом сообщаются такие подробности, которые могут не понравиться слушателям. Выберите правильный фон, т.е. дизайн шрифта. Отлично смотрятся все округлые шрифты, у которых высота почти сравнима с шириной буквы. Для расстановки акцентов следует пользоваться курсивом, жирным шрифтом и подчеркиванием.

4. Не забудьте внести нумерацию страниц! Это поможет Вам ориентироваться в презентации в условиях нехватки времени, находясь под воздействием эмоций.

5. Выбор цветовой гаммы зависит от Вашей аудитории. Для высшего менеджмента будет достаточно использования 3 – 4 подходящих цветов. Для всех других – на Ваш хороший вкус. Главное, это чтобы цветовое богатство не отвлекало от предмета презентации.

6. На каждом слайде внизу должно стоять мелкими буквами Ваше имя, название компании. Если Вы считаете, что подготовили выдающуюся работу, которую можно будет использовать в дальнейшем, и не только Вами, рекомендуется защитить свои авторские права знаком ©.

7. Приготовьте Ваше «секретное оружие» – скрытые слайды с домашними заготовками. Такие слайды могут понадобиться Вам при ответах на вопросы, дискуссии, обсуждении после презентации. Поскольку оружие секретное, оно до поры находится в особой папке, и Вы используете его только в указанных ситуациях. Почему? Нельзя объять необъятное. Презентация ограничена по времени и по продолжительности внимания аудитории. Нельзя за 30 – 40 минут рассказать все, что Вы знаете по этому вопросу.

Цифры, таблицы, диаграммы

Как известно, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому Вашим следующим шагом будет дизайнерская работа, т.е. перевод собранной, отфильтрованной и сжатой информации в образ. И этот образ должен быть ярким и запоминающимся. Существуют следующие возможности для представления информации в зрительные образы:

● обычные таблицы,

● графики,

● диаграммы различного вида – круговые, колонками, столбиками и пр.,

● схемы и организационные диаграммы,

● перечисления.

Таблицы – наиболее простой способ представить некоторую информацию, однако в случае цифровых таблиц далеко не самый наглядный. Поэтому таблицы такого рода лучше использовать как вспомогательное средство, поместив их рядом с диаграммами или графиками, выполненными на их основе. Если же Вы видите, что графической информации достаточно для понимания вопроса, от использования цифровых таблиц лучше вообще отказаться. Двухмерные таблицы-матрицы могут быть очень эффективными, если в них собраны вопросы планирования, учета и контроля.

Графики и кривые – это выражение функциональной зависимости, например: прибыли от числа продавцов, роста стоимости товара от времени года, изменения потребления чего-то в зависимости от роста доходов, динамики изменения прибыли за год и пр. Поэтому графики лучше использовать там, где Вы предполагаете:

провести сравнение аналогичных процессов за несколько лет, проследить динамику изменения какого-то параметра (цены, зарплаты, числа сотрудников и пр.), развитие какого-либо процесса (рост цены на бензин в сравнении с ростом цены на нефть, покупательную способность населения в зависимости от времени года и т.п.). Примеры кривых приведены на рисунках 3 и 5.

Как красиво нарезанный на части торт, круговая диаграмма наиболее эффективно показывает любое распределение: долей рынка между конкурентами, структуру стоимости, состав продукции, участников, распределение прибыли по отдельным продуктам и пр. Поэтому там, где Вы предполагаете показать в процентах, каков будет вклад составных частей в общую картину, Вам лучше всего воспользоваться круговой диаграммой.

Помните, что здесь 360 градусов равны 100%, 180 градусов – 50%, 90 и 120 градусов – соответственно 25% и 33,3%. Примеры круговой диаграммы – рис. 4 и рис.6.

Диаграммы в виде колонок и столбиков, т.е. гистограммы, используются там, где надо привести сравнение нескольких величин.

Рис 13. Пример гистограммы

Организационные диаграммы используются там, где Вам надо показать организационную структуру компании, порядок проведения производственного или технологического процесса, пошаговую организацию проекта и т.п. Примеры организационных гистограмм – рисунки 1,2, 8 и 11.

Рис. 14. Пример организационной диаграммы

Всегда помните, что выбор вида графического представления зависит от конкретных данных. Чем больше различных видов графических образов Вы использовали в своей презентации, тем она будет более зрелищной и запоминающейся.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.