Книга Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010 онлайн - страница 9

Поиск нужного человека

Скорее всего, контактов в нашей базе будет много. Необходимо каким-то образом ориентироваться в них, находя нужный в нужное время. Для этого есть три способа.

Первый способ – поиск по ключевому слову. Можно воспользоваться кнопкой «Найти» на панели инструментов. В поле «Поиск» в папке «Контакты» (в версии 2007 – «Просмотреть») достаточно ввести фамилию интересующего вас человека либо его имя, название организации, часть электронного адреса и т. п. Можно использовать какое-то слово из тех, что вы могли вписать в поле заметок нужного вам контакта, например «футбол», «кошки», «дилеры» и т. п. В любом случае поиск выдаст все подходящие контакты.

Второй способ – группировка по контекстным категориям. Вы можете применить ту же систему контекстов (категорий), что и для задач. Вспомните: каждую задачу мы могли отнести к какой-либо категории – «Клиенты», «Подчиненные», «Поставщики», «Смежники», «Региональные филиалы» и т. п. В окне создания контакта, как и в окне создания задачи, справа вверху есть кнопка «Категории». С ее помощью можно присвоить контакту нужную категорию.

Чтобы увидеть контакты упорядоченными по категориям, в Outlook 2010 найдите на вкладке «Вид» панели задач Outlook меню «Изменить представление». (В версии 2007 меню переключения пользовательских представлений прячется за словами «Адресные карточки» на панели инструментов.)^[2].

По умолчанию в Outlook 2010 используется представление «Визитная карточка» (в версии 2007 – «Адресные карточки»), контакты при этом максимально похожи на обычные бумажные визитки.

Но в этом меню мы можем выбирать и другие представления. Например, «Телефон» (в версии 2007 – «Список телефонов») – простой алфавитный перечень всех контактов, как в телефонной книге. Либо «Список» (в версии 2007 – «По организациям»), когда мы сможем увидеть всех людей, относящихся к одной компании или учреждению, в отдельной группе. Наконец, «Недавно созданные контакты» – все внесенные нами в течение последних семи дней.

Третий способ – группировка по специальным категориям контактов. Контекстная группировка, которую мы уже рассматривали, дает возможность увидеть список всех клиентов, контрагентов, смежников и т. п. Но иногда бывает полезно завести отдельные категории специально для контактов, например:

▪ на праздники дарить подарок;

▪ на праздники достаточно поздравления письмом;

▪ приглашать на встречи нашего клуба;

▪ могут дать рекомендацию нашим потенциальным клиентам;

▪ могут заинтересоваться новым продуктом;

▪ могут дать комментарии для статей о нас в прессе.

Эти категории, не такие общие, как «Клиенты» или «Поставщики», нацелены на поиск людей, которые вам интересны в связи с какими-то событиями, проектами, процессами. Если вы решите создавать такие категории, обязательно нужно отделить их от основного списка. Как вы помните, категории оперативного планирования мы начинали с единицы («1-День», «1-Неделя»), контекстные категории – с двойки («2-Шеф», «2-Клиенты»), соответственно, специальные категории контактов можно начать с тройки («3-Приглашать на презентации», «3-Высылать анонсы новых продуктов»). Поскольку в любых списках категории всегда располагаются по алфавиту, мы никогда их не перепутаем.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.