Книга Быть секретарем руководителя фирмы онлайн - страница 10

Организация секретарём приёма руководителем посетителей

Очень важную роль в работе секретаря играет формирование отношений с посетителями. Посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Посетителей обобщенно можно классифицировать по следующим группам:

– сотрудники сторонних организаций;

– сотрудники, принимаемые по текущим вопросам;

– сотрудники, принимаемые по личным вопросам;

– командированные;

– делегации.

О вышестоящих представителях секретарю следует докладывать лично. При этом, безусловно, желательно назвать их фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.

Важно иметь в виду, что прием посетителей из сторонних организаций обязательно должен быть заранее подготовлен секретарем:

– ему назначается время приема, согласованное с руководителем и удобное также и для посетителя;

– в журнале приема посетителей (рукописном или компьтерном) производится соответствующая запись;

– руководитель информируется о вопросе, который будет решаться во время встречи с посетителем.

В случае прибытия посетителя без предварительной договоренности, секретарь вправе самостоятельно решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с соответствующим заместителеми руководителя (по компетентности решаемых проблем и вопросов) или другим компетентным работником фирмы. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель. Если посетитель настаивает на ином варианте, удобном для него, времени, секретарь выясняет, может ли руководитель перенести прием на желаемое посетителем время, и сообщает последнему дату и часы приема.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует по таким обстоятельствам, как болезнь, срочная командировка и т. п., то секретарь должен извиниться, объяснить причину его отсутствия и договориться о времени, на которое переносится прием. Секретарь также может предложить посетителю, чтобы его принял другой компетентный сотрудник.

Организуя приём командированных работников, секретарь должен выяснить, по какому вопросу они прибыли, узнать, обеспечены ли они гостиницей, и при необходимости помочь им решить проблемы с проживанием, а также отметить командировочные удостоверения.

В случае прибытия делегации секретарь должен позаботиться о выделении сотрудника, которму надлежит ее сопровождать.

По просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом необходимо соблюдать следующие элементарные правила:

– посуда (кофейные чашки с блюдцами, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой;

– кофе и чай следует приготовить в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе;

– в таких случаях обязательны салфетки – несколько штук в специальном держателе в расчете на всех присутствующих с небольшим, но при этом достаточным запасом.

Можно предложить посетителям или посетителю самостоятельно взять чашки с подноса. Однако если секретарь принял решение или по тем или иным вынужден расставлять чашки сам, то начинать ему следует с женщин, причем со старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода – в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно подать пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них) можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы, а также положить на стол ключ для открывания бутылок.

Чай или кофе нельзя наливать в чашки до самого верхнего края – наполнять их следует с таким расчетом, чтобы всегда можно было положить кусочек лимона или добавить немного сахару.

Обычно руководители прием посетителей по личным вопросам проводят в определенные дни. Причём, секретарь должен предупредить всех сотрудников, которые могут понадобиться руководителю во время приема, чтобы они были на рабочих местах и при необходимости смогли бы помочь ему. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя. Кстати, секретарь должен довести до сведения всех сотрудников фирмы часы приема по текущим вопросам.

Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает телефонные звонки и переадресовывает их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время проведения всех видов приема может подключаться только при чрезвычайных обстоятельствах. Во время приема в кабинет руководителя не следует также пропускать сотрудников, не имеющих отношения к приему, а стремящихся решить текущие рабочие вопросы. В таких ситуациях секретарь должен направить их к заместителям руководителя или назвать им время, когда руководитель сможет их принять.

Организуя приём сотрудников своей фирмы по текущим вопросам, секретарь обязан:

– довести до сведения всего персонала фирмы часы приема по текущим вопросам;

– знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;

– в зависимости от особенностей конкретных вопросов определить примерный регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;

– сообщить руководителю о посетителе по селекторной связи или по телефону.

Часто посетители, в том числе из числа персонала фирмы, стремятся попасть на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен его заместителем либо другим работником фирмы. Поэтому секретарь должен четко знать распределение обязанностей между руководящими работниками фирмы для того, чтобы направить посетителя для решения того или иного вопроса по компетенции заместителя руководителя или иного сотрудника фирмы.

Организуя приём командированных работников и представителей различных предприятий, секретарь обязан:

– выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

– отметить командировочное удостоверение;

– оказать помощь в подборе необходимых материалов;

– выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приёма руководитель обычно отводит определенные дни.

После принятия решения по результатам беседы руководитель может поручить секретарю сделать запись об этом в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.