Книга Формирование эффективных договорных отношений с контрагентами онлайн

Организация договорной работы в фирме

В гражданском праве договор – это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Это письменное, датированное и подписанное соглашение между двумя или более сторонами, которое определяет какие-либо договоренности об объеме работ, обязанностей и финансировании. Основой договора может служить протокол исследования.

Термином «договор» обозначают и гражданское правоотношение, возникшее из договора, а также документ, в котором изложено содержание (условия) договора, заключенного в письменной форме.

Заключение договора позволяет учесть особенности взаимоотношений сторон, согласовать их индивидуальные интересы, а также создает юридические гарантии для его участников: одностороннее изменение условий договора не допускается, а их нарушение влечет обязанность возместить причиненные убытки.

Договор широко используется во внешней торговле, где он обычно именуется контрактом. Существуют следующие виды договоров. Консенсуальные, для которых достаточно соглашения сторон, и реальные, для которых, помимо этого, необходима фактическая передача имущества, являющегося предметом договора (например, перевозка, заём).

К договорам применяются правила о двух– и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 настоящего ГК РФ.

К обязательствам, возникшим из договора, применяются общие положения об обязательствах (статьи 307–419 ГК РФ), если иное не предусмотрено правилами настоящей главы и правилами об отдельных видах договоров, содержащимися в ГК РФ.

К договорам, заключаемым более чем двумя сторонами, общие положения о договоре применяются, если это не противоречит многостороннему характеру таких договоров.

Большинство договоров – возмездные: каждый из участников договора получает то или иное благо: имущество, деньги, услуги, права.

Примером безвозмездных договоров могут быть дарение, безвозмездное хранение и т. п.

В зависимости от характера порождаемых договором юридических последствий различают договора окончательные и предварительные. Окончательный наделяет стороны правами и обязанностями, направленными на достижение интересующих их целей, и определяет все условия договора.

Предварительный договор порождает для сторон обязательство заключить договор в будущем или дополнительно согласовать некоторые его условия (количество, цену и т. п.). Такие договоры нередко используются во внешней торговле.

Договор, в котором согласованы существенные условия, а менее важные остались открытыми для обсуждения или не оговариваются, считается открытым.

Если договор содержит несколько не зависящих одно от другого обязательств, его называют делимым, в противном случае – неделимым.

Договорный процесс начинается с направления другой стороне предложения заключить договор – оферты. Согласие с офертой именуется акцептом (см. акцепт), и его получение считается заключением договора. Последнее возможно и путем подписания сторонами заранее приготовленного текста.

По форме заключения договоры делятся на простые и нотариально удостоверенные.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения договора стороны несут гражданско-правовую ответственность, заключающуюся в уплате предусмотренной законом или договором неустойки и возмещении причиненных убытков, что по общему правилу не освобождает от обязанности исполнить заключенный договор в натуре, т. е. в соответствии с его условиями.

Слово «contract» в английском языке употребляется в связи с внутригосударственными соглашениями и другими видами договоров, кроме межгосударственных. Эквивалентом международного договора является слово «treaty».

Хорошо налаженная система договорной работы на предприятии является одной из основ правовой стабильности бизнеса поскольку может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а следовательно, поможет избежать возникновения многих судебных споров.

Можно выделить несколько причин возникновения судебных споров, как то:

– недобросовестность одного из контрагентов по договору;

– бизнес-кризис одного из контрагентов;

– неверное толкование норм законодательства, положений договора или правовых терминов при подписании договора;

– наличие правовой «дырки» в тексте договора;

– неверное оформление документации, подтверждающей исполнение договора сторонами.

В первом случае из перечисленных выше случаев могут помочь предварительная тщательная проверка нового контрагента (проверка уставных документов, полномочий подписывающих договор лиц, запрос бухгалтерского баланса и др.) и максимальная защита интересов при подписании первого договора (100 % предоплата или, наоборот, предпоставка).

Во втором случае положительную роль может сыграть хорошо разработанная кредитная политика.

Случаи с третьего по пятый требуют грамотно построенной системы договорного документооборота. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров наиболее приспособленных к виду деятельности, клиентуре, бизнес – методам, бизнес – процессам организации, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

К сожалению работа с договорами и договорной документацией часто поручается работникам, для которых данная работа не характерна (сейл – менеджеры, проект – менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), а поскольку эта работа для них является дополнением к основной, по которой и без того достаточно велика нагрузка в пределах прямой компетенции, то в результате, разумеется, страдает качество договорной работы.

У многих руководителей организаций бытует убеждение, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации. Однако при этом не появляется мысль о том, что эти два честных человека по-разному поняли друг друга. Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что в любом договоре всегда незримо присутствует третья сторона в лице налогового чиновника, а простейшая ошибка в договорной работе может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению «налогового» уголовного дела, что может существенно снизить репутацию организации в глазах партнеров.

Кстати, нередки случаи, когда, уже передав юристу первичную документацию для подачи иска, организация обнаруживает, что созданная ею документация такого низкого качества, что не обладает какой-либо доказательственной силой.

Неверное оформление документации, подтверждающей исполнение обязательств по договору, самое встречается очень часто – например, организация заключает вполне качественный договор, после чего губит прекрасное начинание на корню, выставляя акты без указания стоимости работ, не оформляя передачу разработанной документации, не оформляя или неправильно оформляя передачу материалов субподрядчикам и т. д.

Грамотная работа с договорами облегчает планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность.

Создание системы договорной работы можно условно разделить на несколько этапов, как то:

– обследование бизнес – процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;

– разработка форм договоров и отчетной документации, исходя из специфики и особенностей деятельности организации и ее взаимоотношений с контрагентами;

– разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений;

– разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;

– инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;

– аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.

– консалтинг.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения квалифицированных юристов – гораздо выгоднее предотвращать ошибки, чем их исправлять.