Книга Интернет. Быстрый старт онлайн - страница 9

Организация работы

На этом этапе вы уже знаете, как создавать электронные письма, отсылать их, получать и обрабатывать. Но это еще не все. Программа Microsoft Outlook предоставляет достаточно много возможностей для организации максимально комфортной и эффективной работы с электронной пснты. Данный раздел главы посвящен обзору этих приятных возможностей. Вы уже знаете, как организовать систему папок и рассортировывать по ним почту, но этого недостаточно, чтобы работа считалась эффективной.

Если вы ведете обширную переписку с каким-либо корреспондентом, то придется раз за разом набирать его электронный адрес в поле Куда. Естественно, хотелось бы несколько автоматизировать эту операцию. И такая возможность есть.

В Microsoft Outlook встроена примитивная база данных, называемая "адресной книгой". Активизация ее происходит при нажатии кнопки Адресная книга с изображением записной книжки или при выполнении команды меню Сервис/Адресная книга. При этом отображается одноименное диалоговое окно, внешний вид которого показан на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Диалоговое окно Адресная книга

Легко заметить, что большую часть этого окна занимает список всех корреспондентов, чьи данные занесены в вашу адресную книгу. Но изначально в ней не будет ни одной записи. Вы должны создать их сами.

Для внесения данных в адресную книгу необходимо выполнить команду меню Файл/Создать контакт или нажать кнопку Создать на панели инструментов. При этом будет отображено диалоговое окно Свойства со множеством вкладок. Основная порция информации вносится на вкладке Имя, внешний вид которой показан на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Вкладка Имя диалогового окна Свойства

С информацией об имени никаких проблем возникнуть не должно. На вкладке находится несколько полей ввода текста, которые охватывают весь спектр информации об имени корреспондента. Нас будет интересовать ввод его адресов электронной почты.

Любой человек может завести не один, а несколько адресов электронной почты. Для того чтобы добавить адрес в список используемых электронных адресов корреспондента, необходимо записать его в поле Адреса электронной почты, а затем нажать кнопку Добавить.

Но, скорее всего, вы будете использовать один адрес чаще других. Он будет основным. Для того чтобы выделить такой адрес из общего списка, необходимо щелчком мыши активизировать его в списке доступных электронных адресов, а затем нажать кнопку Использовать по умолчанию.

Если один из адресов был введен неверно или впоследствии был изменен самим владельцем, вы можете также изменить его в вашем списке, нажав на кнопку Изменить. Ненужные адреса удаляются из списка при помощи кнопки Удалить.

Остальные вкладки этого диалогового окна предназначены для ввода уточняющей информации о вашем корреспонденте и в данный момент для нас интереса не представляют.

После того как вы заполнили адресную книгу данными о своих корреспондентах, вы можете использовать их при написании писем. Теперь при создании электронного сообщения можно просто нажать на кнопку Кому и указать адреса всех получателей создаваемого письма при помощи диалогового окна Выбор имен, которое показано на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Диалоговое окно Выбор имен

В левой части этого диалогового окна расположен список всех корреспондентов, внесенных в адресную книгу. А при помощи кнопок Кому, Копия и СК вы формируете список получателей письма, а также его обычной и скрытой копии.

Но адресная книга – это не единственное сервисное средство, предоставляемое программой Microsoft Outlook. Вы имеете возможность задать правила обработки писем, которые будут автоматически выполняться почтовой программой при получении новых писем.

Для определения нового правила обработки входящей корреспонденции следует выполнить команду меню Сервис/Мастер правил. При этом будет активизировано начальное диалоговое окно мастера определения правил обработки входящих и исходящих писем (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Начальное диалоговое окно Мастер правил

Так как изначально у вас не определено ни одного правила, вам следует нажать кнопку Создать, после чего будет активизировано окно со списком доступных правил. Рассмотрим их по очереди.

Правило Проверка сообщений после получения является наиболее общим вариантом обработки входящей корреспонденции. И настраивать это правило придется достаточно тщательно. После выбора данного правила следует нажать кнопку Далее и перейти к следующему шагу настройки правила обработки входящей корреспонденции. В диалоговом окне мастера правил будет выведен список условий, накладываемых на любое входящее письмо. Из огромного списка доступных условий мы можем собрать любую их комбинацию, установив флажок напротив выбранного условия. Например, если вы хотите произвести некоторое действие со всеми входящими сообщениями, у которых в теме письма есть слово «дизайн», то вы должны выбрать условие Содержащие <текст> в поле Тема, установив флажок напротив него, а в нижней части окна, где расшифровывается смысл данного условия, щелкнуть мышью на слове <текст>, выделенном синим цветом. При этом будет активизировано диалоговое окно Поиск текста. В поле текстового ввода Добавить новый вы вносите искомое слово «дизайн» и нажимаете кнопку Добавить. При этом введенное слово будет перемещено в список, расположенный в нижней части диалогового окна Поиск текста. То есть вы можете использовать несколько ключевых слов, которые Microsoft Outlook будет искать в теме приходящих писем. После этого вы нажимаете кнопку ОК и возвращаетесь к окну мастера создания правил обработки корреспонденции.

Нажатие кнопки Далее переводит вас к следующему шагу мастера. Теперь вам надо будет указать одно или несколько действий, которые нужно будет выполнить вашей почтовой программе при получении писем с указанной темой. Вы можете автоматически переместить их в какую-либо папку, удалить в папку Удаленные или сразу удалить их, переслать письма кому-либо из ваших корреспондентов, чьи данные внесены в адресную книгу, распечатать или даже автоматически ответить на них, используя специальный шаблон. И это далеко не полный перечень возможных действий.

Например, перенесем входящие сообщения в отдельную папку и заставим Microsoft Outlook автоматически отвечать на них. Для этого установим флажки у действий переместить их в папку <имя> и ответить, используя указанный шаблон. Внешний вид получившегося окна показан на рис. 2.17. Как вы видите, в нижней части этого диалогового окна находится автоматически созданное определение правила обработки.

Рис. 2.17. Диалоговое окно Мастер правил

Для того чтобы задать наименование папки, в которую вы будете перемещать полученную корреспонденцию, необходимо щелкнуть мышью на активной области <имя>. При этом будет активизировано диалоговое окно со списком всех папок, созданных в программе Microsoft Outlook. После выбора папки вы можете нажать кнопку ОК, и ее имя будет подставлено в определение правила. Если же нужной папки еще нет, вы можете нажать кнопку Создать для того, чтобы завести новую папку.

Теперь рассмотрим возможность автоматического ответа на письмо. Любой автоматический ответ может быть произведен лишь по одному из шаблонов, поставляемых вместе с Microsoft Outlook. Щелчок по словосочетанию Указанный шаблон, выделенному синим цветом, переводит вас в диалоговое окно Выберите шаблон ответа, в котором вы и производите выбор образца, по которому будет сформирован ответ на входящее письмо.

Кнопка Далее переводит вас в следующий этап определения правила. Как известно, не бывает правил без исключений. Очередной этап как раз и предназначен для создания исключений. Они задаются точно так же, как и обычные условия, поэтому мы не будем рассматривать эту процедуру отдельно. Еще одно нажатие кнопки Далее переводит вас в заключительный этап создания правила. Вам останется только указать наименование правила, установить флажок Включить правило и нажать кнопку Готово. Теперь определенное вами правило будет действовать для всех вновь пришедших писем. Но если вам необходимо применить это правило и для уже полученных сообщений, находящихся в папке Inbox (Входящие), следует установить флажок Выполнить… в папке Inbox.

Вот вы и закончили создание одного правила обработки корреспонденции. А ведь их может быть несколько. Все они отображаются в основном списке первого окна Мастер правил и выполняются в том порядке, в котором они перечислены. Естественно, порядок выполнения правил в любой момент может быть изменен при помощи кнопок Вверх и Вниз.