Дэвид Аллен

Великолепная книга по тайм-менеджменту.

Первоисточник известной методологии GTD (от англ. "Getting Things Done"). Метод GTD построен таким образом, чтобы быть простым и эффективным и при этом не довлеть над человеком. Гибкость системы позволяет адаптировать ее под себя, применяя только часть подходов. Позволяет использовать ее не только на работе, но и в повседневных делах.

Пользуюсь методом GTD в том или ином виде с 2006 года. Очень помогает организовать личные дела и проекты. Персональная эффективность возрастает в разы. Особенно в проектах с нечеткой структурой или неясными рамками. Как например изучение иностранного языка. Или проекты или дела с нечеткой структурой, где нужен творческий подход. Очень помогает и в повседневных делах - не упускаешь из виду мелкие детали и вещи. В целом успеваешь сделать больше.

Если вкратце о методе, то в его основе лежит идея что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих дел и мог сконцентрироваться на выполняемой задаче. Это позволяет более эффективно и творчески подходить к решению вопросов.

Начинается все со сбора всей входящей информации в единой точке входа. Эта точка называется "Входящие (Inbox)". Сюда должна попадать вся информация касающаяся проектов или дел. Входящая почта, документы, дела, напоминание в календарь, идеи, материалы. Большим плюсом является то что можно записать любую идею в любой момент времени не отвлекаясь от текущих дел. Папка "Входящие" должна периодически очищаться. Вся информация из нее сортируется и распределяется по Проектам в виде задач, материалов, заносится в календарь или делегируются.

Проект содержит в себе список конкретных задач, материалы, делегированные задачи. Список конкретных задач это по сути TODO лист. Если задача запланирована на определенную дату, то она заносится в общий календарь. Главное в проекте это то, что он должен состоять из конкретных шагов - действий, которые надо выполнить. Не допускается абстрактное описание задачи. Каждая задача должна быть четко описана.

Далее задача оценивается по времени, приоритету, по ресурсам и по контексту/обстановке (например контекст "Звонки", "компьютер", "дом","магазин"). Это необходимо для выбора  списка задач в каждый конкретный момент времени. Например вы оказались у телефона и надо понять какие звонки надо сделать. Или у компьютера и нужно понять какие задачи можно выполнить в данный промежуток времени с учетом приоритетов и ресурсов. Т.о. Происходит выбор списка задач для выполнения в конкретной данной ситуации.

После создания проектов можно приступать к его реализации. Проекты можно разделить по приоритетам и уделять им строго отведенное время. Т.к. они уже созданы, и все задачи в них четко описаны — остается только выполнять их не тратя время на обдумывание. Следовательно все внимание уделять выполнению задачи и сделать ее более эффективно и лучше.

Очень рекомендую к прочтению.